Um bom software de gestão de oficinas tem de cobrir nove pontos: faturar a partir da ordem de reparação e ligar-se ao seu programa certificado, encontrar cliente e viatura pela matrícula, ajudar a identificar e encomendar a peça, ter a ordem de reparação em digital com fotos e assinatura, organizar a agenda, atender os seus clientes quando não pode, funcionar na cloud e num tablet, ligar-se ao seu ERP e ao seu contabilista, e deixá-lo experimentar gratuitamente com uma equipa que conhece o setor.
Este guia percorre esses critérios em forma de perguntas, para que as possa levar a qualquer demonstração e comparar programas com a mesma bitola.
O melhor programa não é o que mostra mais funções na demonstração, mas o que se adapta à forma como a sua oficina trabalha desde o primeiro dia.
O que é um software de gestão de oficinas?
É o programa com que a oficina gere o dia a dia: clientes e viaturas, marcações, ordens de reparação, orçamentos, compras e faturação, num só sítio. Substitui o caderno, a folha de cálculo e os programas soltos, e cada dado escreve-se uma única vez: a matrícula que entra na receção é a mesma que acaba na fatura.
Os programas de nova geração acrescentam uma camada de inteligência artificial que não se limita a guardar dados: prepara orçamentos, propõe a ordem do dia ou responde aos clientes, e deixa a decisão final à oficina.
1. Como resolve a faturação certificada?
É o primeiro filtro, porque não admite meios-termos. Em Portugal, os programas usados para emitir faturas têm de ser certificados pela Autoridade Tributária (Portaria n.º 363/2010), com regras sobre a integridade dos registos e a exportação dos dados fiscais. Pergunte a cada fornecedor como o resolve: se o próprio programa emite as faturas certificadas ou se o faz através do seu ERP ou programa de faturação.
Pergunte também de onde sai a fatura. Se nasce da ordem de reparação, com as peças e a mão de obra já registadas, não volta a escrever nada e evita a maioria dos erros que acabam numa nota de crédito. Na Cafler, a fatura nasce da ordem de reparação e sincroniza-se automaticamente com o seu ERP ou programa de faturação certificado, que é o que lhe dá validade fiscal em Portugal, ou exporta-se para o seu contabilista.
2. Encontra o cliente e a viatura pela matrícula?
Na receção, a matrícula é a chave de tudo. Um bom programa usa-a como motor de pesquisa: escreve a matrícula e aparecem a viatura, o proprietário e tudo o que lhe foi feito, com as visitas, os quilómetros e os orçamentos anteriores. O Cafler OS pesquisa por matrícula, por número de quadro (VIN) ou por cliente, e guarda o histórico completo de cada viatura.
Nem sequer é preciso escrevê-la. Tire uma fotografia ao carro e anexe-a no chat da Cafler AI: lê a matrícula, verifica se essa viatura já está registada na sua oficina e diz-lhe a que cliente pertence.
3. Ajuda a identificar e encomendar a peça certa?
Metade do tempo de um orçamento vai em saber que peça leva aquele carro e quem a tem. Repare em duas coisas: se o programa se liga a um catálogo técnico para identificar a referência e se pode comprar no mesmo sítio sem abrir cinco sites de fornecedores.
A Cafler liga-se ao catálogo técnico da TecAlliance para identificar a peça certa e consultar os dados da viatura sem sair da plataforma. Gere o seu stock e as suas encomendas e liga cada peça à sua ordem de reparação. E quando os seus fornecedores estão ligados ao marketplace, faz uma só encomenda e recebe uma só fatura, mesmo que o material venha de sítios diferentes.
Quer saber o que vai chegando à plataforma antes de todos?
Quero as novidades4. A ordem de reparação é digital, com fotos e assinatura?
A ordem de reparação protege a oficina e o cliente: deixa por escrito o estado em que a viatura chegou, os quilómetros, os trabalhos combinados e a aceitação do cliente. Preenchida num tablet junto ao carro, fica completa e assinada no momento.
Confirme que o programa permite tirar fotos na receção e marcar os danos sobre elas, recolher a assinatura do cliente no ecrã e seguir a ordem por fases até à entrega. O Cafler OS tem uma ordem rápida, que se preenche num minuto, e uma ordem completa com receção, checklist, mecânicos atribuídos, materiais e assinatura de entrega.
5. Gere a agenda e o estado da oficina?
Uma agenda de oficina não é um calendário: cada marcação precisa de uma hora, um mecânico e um posto. Pergunte se o programa tem em conta os horários, a duração real dos seus serviços e os postos, e se lhe mostra o que se está a fazer neste momento, e não só o que estava previsto.
Na Cafler, ao fazer uma marcação a plataforma propõe mecânico e posto de acordo com a carga do dia, e a Cafler AI assinala os estrangulamentos ao abrir a agenda. Propõe e explica de onde vem o dado; quem decide é você.
6. Atende os seus clientes quando não pode?
O telefone toca sempre quando tem as mãos num motor. Por isso cada vez mais oficinas procuram atendimento ao cliente com IA: um agente que responde no WhatsApp a qualquer hora, faz marcações com vagas reais e prepara o orçamento com os seus preços.
A pergunta-chave é quanto sabe de automóveis. Um chatbot genérico sabe conversar; um pensado para oficinas entende a marcação de um pneu ou o sintoma que o cliente descreve, e quando algo ultrapassa o que sabe, passa a conversa a uma pessoa da oficina com todo o histórico à frente. O agente da Cafler funciona assim, ligado à sua agenda e ao seu catálogo, e tudo o que faz fica registado na plataforma.
7. Está na cloud e funciona num tablet?
Um programa na cloud usa-se no computador da receção, no tablet ou no telemóvel, sem instalações nem servidores na oficina, com cópias de segurança automáticas e sempre na última versão. Se tem várias oficinas, é também a forma de ver todas ao mesmo tempo.
Pergunte também pelos dados: onde estão, se estão cifrados e se os pode exportar quando quiser. Na Cafler os dados estão cifrados, com cópias diárias, cumprem o RGPD e são sempre da oficina.
8. Liga-se ao seu ERP e ao seu contabilista?
Se já trabalha com um ERP ou com um contabilista, o programa da oficina tem de falar com eles. O ideal é que as vendas e as compras se sincronizem sozinhas e que exportar o período para o contabilista seja uma questão de um clique. A Cafler integra-se com o seu ERP, lê as faturas de fornecedor com IA e mostra-lhe num painel o que está por receber e por pagar.
9. Pode experimentá-lo gratuitamente e quem dá o apoio?
Nenhuma ficha de produto substitui ver o programa com os seus carros lá dentro. Procure um teste gratuito sem compromisso e pergunte quem o vai acompanhar no arranque: um formulário não é o mesmo que uma equipa que conhece o setor.
A Cafler tem um plano Free para começar sem custos e um teste gratuito de 30 dias na sua oficina real, com o arranque acompanhado e sem fidelização. Nasceu em Barcelona em 2021, no pós-venda automóvel, e hoje trabalha com mais de 1.200 oficinas na Europa, na América e na Ásia.
“A melhor demonstração é a que se faz com os carros da sua oficina: os seus serviços, os seus clientes e um dia a sério.”
Como tirar partido do teste
Qualquer programa precisa de conhecer a sua oficina para lhe mostrar o que sabe fazer. Dedique a primeira hora do teste a estas quatro coisas e o resto vem por si:
- Os dados fiscais da empresa e as suas séries de faturação, para emitir a primeira fatura real.
- Os seus serviços com a duração real, a que a sua equipa demora, que é de onde sai a agenda.
- Os mecânicos e os postos, com o que faz cada um.
- Alguns clientes e viaturas, ou a importação dos que já tem.
Feito isso, faça o percurso completo com um carro a sério: marcação, receção com fotos, orçamento, peça, fatura. Numa tarde saberá se o programa se adapta à sua oficina.
Checklist: o que o seu programa de oficina tem de ter
- Faturas geradas a partir da ordem de reparação e sincronizadas com o seu programa de faturação certificado.
- Pesquisa por matrícula, também a partir de uma fotografia, com o histórico completo de cada viatura.
- Catálogo técnico e compra de peças no mesmo programa.
- Ordem de reparação digital com fotos, danos marcados e assinatura do cliente.
- Agenda com mecânicos e postos, e a vista do que está em curso.
- Atendimento ao cliente com IA no WhatsApp, com passagem para uma pessoa da oficina.
- Na cloud, utilizável no tablet e no telemóvel, com dados cifrados e exportáveis.
- Integração com o seu ERP e o seu contabilista.
- Teste gratuito e uma equipa de apoio que conheça o setor.
