VeriFactu para talleres: qué es y cómo prepararte

VeriFactu es una de las palabras que más se repiten este año entre talleres y gestorías. Esta guía lo explica de forma práctica: qué es, qué le pide al programa con el que facturas y qué conviene dejar preparado para llegar a 2027 con la facturación en orden.

Qué es VeriFactu

VeriFactu es el nombre con el que se conoce el sistema de la Agencia Tributaria que fija los requisitos que tienen que cumplir los programas de facturación. Su base es el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, y la Orden HAC/1177/2024, que concreta sus especificaciones técnicas.

Conviene empezar por lo que no es. No es un impuesto nuevo, no cambia el IVA que repercutes ni la forma de presupuestar o cobrar a tus clientes. Lo que cambia es la herramienta: el programa con el que emites las facturas tiene que garantizar que lo que se factura queda registrado y no se puede retocar después.

Si prefieres verlo en vídeo, aquí lo tienes resumido en un minuto:

Qué le pide al programa con el que facturas

El reglamento lo resume en una frase: el sistema tiene que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Traducido al día a día de un taller:

• Lo emitido no se toca. Una factura emitida no se edita ni se borra. Si hay un error, se corrige con una factura rectificativa, y las dos quedan registradas.
• Cada factura deja rastro. El programa guarda un registro de cada factura encadenado con el anterior, de forma que cualquier cambio posterior se detecta.
• Los registros se conservan y se pueden consultar. Legibles y accesibles, por si la Agencia Tributaria los pide.
• La factura lleva un código QR. Con él, quien la recibe puede comprobarla en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

El reglamento contempla dos formas de cumplirlo. En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, y la factura lo indica con esa misma leyenda. En la otra, el programa conserva los registros con todas esas garantías y los pone a disposición de Hacienda cuando los solicite. En los dos casos, lo que se le pide al programa es lo mismo: que lo facturado quede íntegro y trazable.

A quién afecta y cuándo

Afecta a los talleres que emiten sus facturas con un programa informático, que hoy son casi todos. En 2027 entra en vigor el nuevo marco de facturación. La fecha concreta que te toca depende de tu forma jurídica, y es una pregunta que tu gestoría te responde en una llamada.

Lo que sí conviene tener claro es el orden de las cosas: la fecha la marca la normativa, pero el programa tiene que estar listo antes, y el equipo acostumbrado a trabajar con él también. Los cambios de herramienta salen mejor con unos meses de margen que con unas semanas.

VeriFactu no es la factura electrónica

Es la confusión más habitual, y tiene sentido porque las dos hablan de facturas y de los próximos años. Pero son dos normas distintas, con calendarios distintos. VeriFactu fija los requisitos del programa con el que emites las facturas. La factura electrónica entre empresas es otra obligación, que regula cómo se intercambian las facturas entre negocios. Prepararte para una no te deja automáticamente listo para la otra, así que conviene preguntar por las dos por separado.

Cómo te prepara Cafler

En Cafler, la factura no se escribe: nace de la orden de trabajo, con los trabajos, las piezas y la mano de obra que ya están registrados. Eso, por sí solo, quita la mitad de los errores que acaban en una factura rectificativa.

• Borrador para revisar, factura cerrada al emitir. Mientras es borrador la repasas; cuando la emites, queda cerrada con su número definitivo y ya no se puede editar ni borrar.
• Numeración correlativa por serie, con el formato que elijas.
• El NIF, cuando hace falta. Si al facturar falta el NIF del cliente, la plataforma te lo pide en ese momento y lo guarda en su ficha para la próxima vez.
• Cada factura, trazada hasta su orden. Sabes de qué trabajo sale cada importe sin buscar papeles.

Más allá de cumplir: el ERP y la gestoría

Prepararte para VeriFactu es el mejor momento para ordenar todo lo que va detrás de la factura. Cafler se integra con el ERP de tu taller, como Alegra, y sincroniza las ventas y las compras al emitirlas o guardarlas, así que tu contabilidad está al día sin pasar datos a mano.

Las facturas de proveedor también entran solas: Cafler AI, la IA de la posventa, las lee y te las deja listas para revisar. Y en un solo panel ves lo pendiente de cobro, lo pendiente de pago y el IVA del periodo. Cuando la gestoría pide el trimestre, exportas las facturas del periodo en un clic.

“Prepararte para VeriFactu es el momento de ordenar todo lo demás: la orden, la factura, el ERP y la gestoría, conectados.”

Qué hay que dejar preparado

Ningún programa resuelve VeriFactu por arte de magia: necesita conocer tu taller. Son cinco cosas, se hacen una vez y a partir de ahí trabajan solas:

• Los datos fiscales del taller, completos y revisados: razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Tus series de facturación, con el formato de numeración que ya usas o el que te recomiende tu gestoría.
• El NIF en la ficha de cada cliente que lo necesite, sobre todo empresas y flotas. Lo que no esté, la plataforma lo pedirá al facturar.
• Tu ERP conectado, si trabajas con uno, para que cada factura se registre también allí.
• Una llamada a tu gestoría para confirmar la fecha que te corresponde y cómo quiere recibir la información.

Con eso hecho, VeriFactu deja de ser una fecha en el calendario y pasa a ser la forma normal de trabajar del taller.

VeriFactu en resumen

• Qué es: los requisitos que la Agencia Tributaria fija para los programas de facturación (Real Decreto 1007/2023).
• Qué pide: que las facturas emitidas no se puedan alterar, que cada una deje rastro y que los registros se conserven o se envíen a Hacienda.
• Cuándo: en 2027 entra en vigor el nuevo marco de facturación. Tu gestoría te confirma la fecha que te corresponde.
• Qué no es: ni un impuesto nuevo ni la factura electrónica entre empresas, que es otra norma con su propio calendario.
• Cómo prepararte: facturar desde la orden de trabajo con un programa que cierre cada factura al emitirla, numere por serie y se conecte con tu ERP y tu gestoría.