So wählen Sie die richtige Werkstattsoftware

Eine gute Software für die Werkstattverwaltung muss neun Dinge können: Rechnungen aus dem Werkstattauftrag erzeugen und mit Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren, Kunde und Fahrzeug über das Kennzeichen finden, Ihnen beim Verwalten von Ersatzteilen und Bestellungen helfen, digitale Werkstattaufträge mit Fotos und Unterschrift abbilden, die Terminplanung übernehmen, Ihren Kunden antworten, wenn Sie gerade nicht können, in der Cloud und auf dem Tablet laufen, sich mit Ihrem ERP und Ihrem Steuerberater verbinden und sich kostenlos testen lassen, mit einem Support-Team, das die Branche kennt.

Dieser Ratgeber geht diese Kriterien als Fragen durch. So können Sie sie in jede Demo mitnehmen und alle Angebote nach demselben Maßstab vergleichen.

Was ist eine Werkstattsoftware?

Es ist das System, mit dem eine Werkstatt ihren Alltag organisiert: Kunden und Fahrzeuge, Termine, Werkstattaufträge, Kostenvoranschläge, Einkauf und Rechnungen, alles an einem Ort. Es ersetzt Notizbuch, Tabelle und das Flickwerk aus einzelnen Programmen, sodass jede Information nur einmal erfasst wird: Das Kennzeichen, das bei der Annahme eingegeben wird, ist dasselbe, das am Ende auf der Rechnung steht.

Die neuesten Systeme ergänzen eine Ebene künstlicher Intelligenz, die mehr kann als Daten speichern: Sie bereitet Kostenvoranschläge vor, schlägt die Reihenfolge des Tages vor oder antwortet Kunden, und die letzte Entscheidung bleibt bei der Werkstatt.

1. Wie geht sie mit der E-Rechnung um?

Das ist der erste Filter. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnung zwischen Unternehmen: Jede Werkstatt muss E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt schrittweise: Übergangsregeln gelten bis Ende 2026, für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Fragen Sie jeden Anbieter, wie die E-Rechnung bei ihm abläuft: ob die Software sie selbst abwickelt oder ob das über Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware läuft.

Fragen Sie außerdem, woher die Rechnung kommt. Wird sie aus dem Werkstattauftrag erzeugt, mit Ersatzteilen und Arbeitszeit bereits erfasst, tippt niemand etwas doppelt ab und die meisten Abrechnungsfehler entstehen gar nicht erst. In Cafler entsteht die Rechnung direkt aus dem Werkstattauftrag, wird bei der Ausstellung mit ihrer endgültigen Nummer festgeschrieben und automatisch mit Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert oder für Ihren Steuerberater exportiert. Die E-Rechnung läuft dann über dieses System.

2. Findet sie Kunde und Fahrzeug über das Kennzeichen?

An der Annahme ist das Kennzeichen der Schlüssel zu allem. Eine gute Software nutzt es als Suchleiste: Sie geben das Kennzeichen ein und sehen das Fahrzeug, den Halter und alles, was daran gemacht wurde, mit früheren Besuchen, Kilometerstand und Kostenvoranschlägen. Cafler OS sucht nach Kennzeichen, Fahrgestellnummer (VIN) oder Kunde und speichert die vollständige Historie jedes Fahrzeugs.

Sie müssen es nicht einmal eintippen. Machen Sie ein Foto des Autos und hängen Sie es im Chat von Cafler AI an: Cafler AI liest das Kennzeichen, prüft, ob das Fahrzeug bereits in Ihrer Werkstatt erfasst ist, und sagt Ihnen, zu welchem Kunden es gehört.

3. Hilft sie Ihnen bei Ersatzteilen und Bestellungen?

Ein guter Teil jedes Kostenvoranschlags geht dafür drauf, herauszufinden, welches Ersatzteil Sie brauchen, ob Sie es haben und wer es verkauft. Prüfen Sie zwei Dinge: ob die Software Ihr eigenes Lager führt und ob Sie am selben Ort bestellen können, statt fünf Lieferanten-Websites zu öffnen.

Cafler führt Ihr Lager und Ihre Bestellungen in der Plattform und verknüpft jedes Ersatzteil mit seinem Werkstattauftrag: Fehlt etwas, bleibt der Auftrag markiert, bis die Lieferung da ist. Und wenn Ihre Lieferanten mit dem Marketplace verbunden sind, geben Sie eine Bestellung auf und erhalten eine Rechnung, auch wenn die Teile von verschiedenen Lieferanten kommen.

4. Sind die Werkstattaufträge digital, mit Fotos und Unterschrift?

Der Werkstattauftrag schützt Werkstatt und Kunde gleichermaßen: Er hält den Zustand fest, in dem das Fahrzeug ankam, den Kilometerstand, die vereinbarten Arbeiten und die Freigabe des Kunden. Am Tablet direkt neben dem Auto ausgefüllt, ist er sofort vollständig und unterschrieben.

Prüfen Sie, ob Sie bei der Annahme Fotos machen und Schäden darauf markieren, die Unterschrift des Kunden am Bildschirm erfassen und den Auftrag Schritt für Schritt bis zur Übergabe verfolgen können. Cafler OS bietet einen Schnellauftrag, der in einer Minute ausgefüllt ist, und einen vollständigen Auftrag mit Annahme, Prüf-Checkliste, zugewiesenen Mechanikern, Ersatzteilen und Unterschrift bei der Übergabe.

5. Übernimmt sie Terminplanung und Werkstattstatus?

Eine Werkstattplanung ist kein Kalender: Jeder Termin braucht ein Zeitfenster, einen Mechaniker und einen Arbeitsplatz. Fragen Sie, ob die Software Öffnungszeiten, die tatsächliche Dauer Ihrer Leistungen und Ihre Arbeitsplätze berücksichtigt und ob sie Ihnen zeigt, woran gerade gearbeitet wird, nicht nur, was geplant war.

Wenn Sie in Cafler einen Termin anlegen, schlägt die Plattform anhand der Tagesauslastung einen Mechaniker und einen Arbeitsplatz vor, und Cafler AI zeigt die Engpässe, sobald Sie die Planung öffnen. Cafler AI schlägt vor und zeigt, woher die Daten stammen; Sie entscheiden.

6. Antwortet sie Ihren Kunden, wenn Sie gerade nicht können?

Das Telefon klingelt immer dann, wenn Sie die Hände im Motorraum haben. Deshalb suchen immer mehr Werkstätten nach KI-gestütztem Kundenservice: einem Agenten, der rund um die Uhr auf WhatsApp antwortet, Kunden in echte freie Zeitfenster einbucht und den Kostenvoranschlag mit Ihren Preisen vorbereitet.

Die entscheidende Frage ist, wie viel er von Autos versteht. Ein allgemeiner Chatbot kann sich unterhalten; einer, der für Werkstätten gebaut ist, versteht die Angaben auf einem Reifen oder das Symptom, das ein Kunde beschreibt. Und wenn etwas über sein Wissen hinausgeht, übergibt er das Gespräch an jemanden in der Werkstatt, mit dem kompletten Verlauf vor Augen. So arbeitet der Agent von Cafler, verbunden mit Ihrer Terminplanung und Ihrem Katalog, und alles, was er tut, wird in der Plattform protokolliert.

7. Läuft sie in der Cloud und auf dem Tablet?

Cloud-Software läuft auf dem Rechner an der Annahme, auf dem Tablet bei der Fahrzeugannahme oder auf Ihrem Smartphone, ohne Installation und ohne Server in der Werkstatt, mit automatischen Backups und immer in der neuesten Version. Wenn Sie mehrere Standorte haben, sehen Sie so außerdem alle auf einmal.

Fragen Sie auch nach Ihren Daten: wo sie gespeichert werden, ob sie verschlüsselt sind und ob Sie sie jederzeit exportieren können. In Cafler sind Ihre Daten verschlüsselt, werden täglich gesichert und gehören immer der Werkstatt.

8. Verbindet sie sich mit Ihrem ERP und Ihrem Steuerberater?

Wenn Sie bereits mit einem ERP oder einem Steuerberater arbeiten, muss Ihre Werkstattsoftware mit beiden sprechen. Im Idealfall synchronisieren sich Verkäufe und Einkäufe von selbst, und die Unterlagen für den Steuerberater sind mit einem Klick fertig. Cafler integriert sich in Ihr ERP, liest Lieferantenrechnungen mit KI und zeigt Ihnen in einem Dashboard, was Sie noch erhalten und was Sie noch zahlen müssen.

9. Können Sie sie kostenlos testen, und wer unterstützt Sie?

Keine Produktseite ersetzt den Blick auf die Software mit Ihren eigenen Autos darin. Achten Sie auf einen kostenlosen Test ohne Verpflichtung und fragen Sie, wer Ihnen beim Einstieg hilft: Ein Kontaktformular ist etwas anderes als ein Team, das die Branche kennt.

Cafler bietet einen Free-Tarif, mit dem Sie kostenlos starten, und einen 30-tägigen kostenlosen Test in Ihrer echten Werkstatt, mit vollständigem Onboarding und ohne langfristige Bindung. Cafler wurde 2021 in Barcelona gegründet, mitten im Automotive-Aftersales, und arbeitet heute mit mehr als 1.200 Werkstätten in Europa, Amerika und Asien zusammen.

“Die beste Demo ist die mit Ihrer eigenen Werkstatt: Ihre Leistungen, Ihre Kunden und ein echter Arbeitstag.”

So holen Sie das Beste aus der Testphase heraus

Jede Software muss Ihre Werkstatt kennen, bevor sie zeigen kann, was sie kann. Verwenden Sie die erste Stunde der Testphase auf diese vier Punkte, der Rest ergibt sich dann:

• Ihre Firmen- und Steuerdaten sowie Ihre Rechnungsnummernkreise, damit Sie eine echte Rechnung ausstellen können.
• Ihre Leistungen mit ihrer tatsächlichen Dauer, also der Zeit, die Ihr Team wirklich braucht, denn darauf baut die Terminplanung auf.
• Ihre Mechaniker und Arbeitsplätze, mit dem, was jeder davon übernimmt.
• Einige Kunden und Fahrzeuge, oder ein Import der Daten, die Sie schon haben.

Danach spielen Sie den kompletten Ablauf mit einem echten Auto durch: Termin, Annahme mit Fotos, Kostenvoranschlag, Ersatzteil, Rechnung. An einem Nachmittag wissen Sie, ob die Software zu Ihrer Werkstatt passt.

Checkliste: Das sollte Ihre Werkstattsoftware können

• Rechnungen aus dem Werkstattauftrag, synchronisiert mit Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware, über die auch die E-Rechnung läuft.
• Suche nach Kennzeichen und Fahrgestellnummer, auch per Foto, mit der vollständigen Historie jedes Fahrzeugs.
• Ersatzteillager und Bestellungen im selben System.
• Digitale Werkstattaufträge mit Fotos, markierten Schäden und Unterschrift des Kunden.
• Terminplanung mit Mechanikern und Arbeitsplätzen, dazu eine Live-Ansicht der laufenden Arbeiten.
• KI-Kundenservice auf WhatsApp, mit Übergabe an eine Person in der Werkstatt.
• Cloudbasiert, nutzbar auf Tablet und Smartphone, mit verschlüsselten, exportierbaren Daten.
• Anbindung an Ihr ERP und Ihren Steuerberater.
• Ein kostenloser Test und ein Support-Team, das die Branche kennt.